EU:n whistleblowing-direktiivi ja sen vaikutukset sinun yritykseesi

On todennäköistä, että olet jo kuullut paljon puhutusta EU:n Whistleblowing-direktiivistä. Whistleblowing-Direktiivi joka tunnetaan muodollisemmin nimellä EU 2019/1937, “unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta” on säädös, jonka tarkoituksena on tehostaa EU:n lainsäädännön täytäntöönpanoa asettamalla yhteiset vähimmäisvaatimukset lainrikkomuksista ilmoittavien ilmiantajien suojelun tasolle.

Minkä tyyppisiin yrityksiin Whistleblowing-direktiivi vaikuttaa?

Whistleblowing-direktiiviä sovelletaan kaikkiin:

• yrityksiin, joilla on yli 50 työntekijää
• julkisen sektorin instituutioihin
• kuntiin, joissa on vähintään 10 000 asukasta

Kaikki direktiivin soveltamissalaan kuuluvat yhteisöt ovat velvollisia perustamaan asianmukaisen sisäisen raportointikanavan.  

Milloin Whistleblowing-Direktiivi astuu voimaan? 

Whistleblowing-direktiivin kansallisen toimeenpanon deadline oli 17.12.2021. Tällä hetkellä tätä artikkelia kirjoitettaessa huhtikuussa 2022, direktiivin ovat panneet täytäntöön Pohjoismaissa Ruotsi ja Tanska, ja Baltiassa Latvia sekä Liettua. Suomi ja Viro ovat kumpikin laatineet lakiluonnokset direktiivin täytäntöönpanoa varten, mutta molemmilla on ollut viivettä varsinaisen täytäntöönpanon kanssa.

Memento Media / Unsplash

Toisinaan direktiivi voi olla oikeudellisesti sitova jo ennen kuin ne on saatettu osaksi kansallista lainsäädäntöä. Yleensä näin käy, mikäli joku nostaa kanteen  julkisen sektorin yhteisöä, kuten esimerkiksi kuntaa tai muuta valtion toimielintä vastaan. Yksityisen sektorin toimijoihin edellä mainittu ei päde. Tiiviisti ja selkeästi ilmaistuna, EU-lainsäädäntöön perustuen whistleblowing-direktiivi on siis suoraan sovellettavissa Suomen ja Viron valtion toimielimiin ja kuntiin jo ennen sen kansallista toimeenpanoa. Näihin maihin rekisteröidyillä yksityisillä organisaatioilla on vielä hetken verran aikaa, ennen kuin niiden odotetaan ottavan nämä järjestelmät käyttöön.

Kun direktiivi on otettu käyttöön kansallisella tasolla, yli 250 työntekijän organisaatioiden odotetaan välittömästi noudattavan sitä. Pienemmille 50-249 työntekijän yrityksille on annettu kahden vuoden siirtymäaika, ja niillä tulee olla käytössä direktiivin vaatimusten mukaiset Whistleblowing kanavat viimeistään 17.12.2023 mennessä. 

Mitä whistleblowing tarkoittaa?

Whistleblowing tarkoittaa kirjaimellisesti “pilliin puhaltamista”. Ilmauksella Whistleblower tarkoitetaan luonnollista henkilöä joka raportoi tai julkaisee tietoa koskien lain rikkomista johon hän on törmännyt työssään. Whistlebloweria voidaan suomeksi kutsua myös ilmoittajaksi, raportoijaksi tai ilmiantajaksi.

Kuka on whistleblower eli ilmiantaja? 

Whistleblower eli ilmiantaja tai ilmoittaja, voi olla töissä yksityisellä, julkisella tai kolmannella sektorilla. Esimerkiksi seuraavat henkilöt voivat olla ilmoittajia: 

• Työntekijät
• Virkamiehet
• Yrittäjät
• Osakkeenomistajat, yrityksen johto tai yrityksen hallituksen jäsenet
• Vapaaehtoistyöntekijät
• Harjoittelijat
• Entiset työntekijät
• Kuka tahansa joka työskentelee yrityksen tai julkisen sektorin hyväksi välillisesti alihankkijan, tavarantoimittajan tai urakoitsijan kautta.  
• Henkilö jota ei ole vielä palkattu työhön, mutta joka on havainnut lainrikkomuksen rekrytointipreosessin aikana. 

Direktiivi antaa turvallisuuden takauksen fasilitaattoreille, eli luonnollisille henkilöille, jotka auttavat ilmoittajaa raportointiprosessin aikana työhön liittyvässä kontekstissa, sekä ilmoittajaan liittyville henkilöille, jotka mahdollisesti saattaisivat joutua kostotoimien kohteeksi, kuten esimerkiksi kollegoille ja perheenjäsenille. Myöskin yhtiöt jotka ilmoittaja omistaa, joissa hän työskentelee tai joihin ilmoittajalla on muuten muuten työhön liittyvä yhteys, ovat Whistleblowing-direktiivin takaaman turvallisuuden piirissä. 

Millaisiin toimintoihin liittyviä ilmoituksia Whistleblowing-Direktiivi kattaa? 

Uusi Whistleblowing-direktiivi koskee sellaisia ilmiantoja, jotka koskevat Euroopan unionin lainsäädännön rikkomista seuraavilla aloilla:

• Julkiset hankinnat
• Rahoituspalvelut, -tuotteet ja -markkinat sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäisy
• Tuoteturvallisuus ja tuotteiden vaatimustenmukaisuus
• Kuljetusturvallisuus
• Ympäristönsuojelu
• Säteilyturva ja ydinturvallisuus
• Elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi
• Kansanterveys
• Kuluttajansuoja
• Yksityisyyden suoja, henkilötiedot, verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus
• EUTT Sopimuksen 325 artiklassa tarkoitetut lainrikkomukset, jotka vaikuttavat unionin taloudellisiin etuihin
• EUTT Sopimuksen 26 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuihin sisämarkkinoihin liittyvät rikkomukset, mukaan lukien EU:n kilpailu- ja valtiontukisäännöt sekä yritysverotuksen sääntöjen rikkominen ja sellaiset verojärjestelyt joiden tarkoituksena on kumota yritysverolainsäädännön tavoite

Miten Whistleblowing-direktiivi suojaa ilmiantajia?

Salassapitovelvollisuus 

Ilmoittajan henkilöllisyyttä ei saa paljastaa kenellekään, paitsi valtuutetuille henkilöstön jäsenille, jotka ovat toimivaltaisia ​​vastaanottamaan ja seuraamaan ilmoituksia, ellei ilmiantaja anna nimenomaista suostumusta henkilöllisyytensä paljastamiseen. Tämä salassapitovelvollisuus tarkoittaa myös sitä, että on kiellettyä luovuttaa tietoja, joista ilmiantajan henkilöllisyys voitaisiin päätellä joko suoraan tai välillisesti.

Henkilötietojen käsittely  

Kaiken ilmiantoprosessiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn tulee tapahtua GDPR:n (EU 2016/679) sekä tietosuojadirektiivin (EU 2016/680) mukaisesti. Kaikki epäolennaiset (tai vahingossa kerätyt) henkilötiedot on poistettava.

Vastatoimien kielto 

Yksi ilmiantodirektiivin tapa suojella ilmiantajia on vastatoimien kielto. Yksinkertaisesti ilmaistuna, tämä tarkoittaa sitä, että ilmiantajalle ei saa aiheutua kielteisiä seurauksia, tapahtuivatpa tällaiset seuraukset sitten toiminnan tai laiminlyönnin kautta, suoraan tai välillisesti, uhkaamalla ilmiantajaa vastatoimilla tai kostoyrityksen muodossa.

Dylan Gillis  / Unsplash

Esimerkkejä direktiivissä kielletyistä vastatoimista:

• Erottaminen, lomauttaminen, irtisanominen ja vastaavat toimenpiteet
• Aseman alennus tai ylennyksen pidättäminen
• Tehtävien vaihtaminen
• Työn suorituspaikan siirto
• Palkan alentaminen
• Työaikojen muuttaminen
• Koulutusten pitämättä jättäminen tai niiden siirtäminen myöhempään ajankohtaan
• Negatiivinen suoritusarvio tai työnantajan suositus
• Kurinpitoseuraamusten, varoituksen tai muun rangaistuksen määrääminen
• Pakottaminen, uhkailu, häirintä tai joukon ulkopuolelle sulkeminen
• Syrjintä, epäedullinen tai epäoikeudenmukainen kohtelu
• Määräaikaista työsopimusta ei muuteta vakituiseksi, vaikka työntekijällä oli siihen perusteltu odotus
• Määräaikaisen työsopimuksen uusimatta jättäminen tai ennenaikainen irtisanominen
• Henkilön maineen vahingoittaminen, erityisesti sosiaalisessa mediassa
• Taloudellisten menetysten aiheuttaminen, mukaan lukien liiketoiminnan menetys ja tulonmenetys
• Mustalle listalle asettaminen, joka voi johtaa siihen, että ilmiantaja ei tulevaisuudessa löydä työtä ammatissaan tai toimialallaan
• Tavaroita tai palveluita koskevan sopimuksen ennenaikainen irtisanominen tai peruuttaminen
• Lisenssin tai luvan peruuttaminen
• Psykiatriset tai lääketieteelliset lähetteet

Mikä on sisäinen ilmoituskanava? Mitä whistleblowing-kanava tarkoittaa?  

Sisäisellä ilmoituksella tarkoitetaan suullista tai kirjallista ilmoitusta, jonka tekijänä toimii yrityksessä tai yhteisössä työskentelevä henkilö. Tämä väärinkäytöksen ilmianto tapahtuu organisaation oman sisäisen whistleblowing-ilmoituskanavan kautta. 

Organisaatiot voivat valita, haluavatko ne 

• jo olemassa olevan työntekijänsä tai osastonsa hoitavan whistleblowing-kanavan kautta saapuvien ilmoitusten vastaanottamisen ja saapuneita ilmoituksia koskevat jatkotoimet;

 vai haluavatko ne 

• palkata riippumattoman ulkopuolisen palveluntarjoajan joka hoitaa ilmoitusten vastaanottamisen organisaation puolesta, ja organisaation toiveista riippuen joko siirtää jatkotoimien hoitamisen takaisin talon sisälle tai ottaa myös jatkotoimenpiteet hoidettavakseen. 

Luis Villasmil / Unsplash

Luis Villasmil / Unsplash

Mitä vaatimuksia sisäiselle whistleblowing-kanavalle on?

• Whistleblowing-kanavan tulee olla toteutettu siten, että se varmistaa ilmoittajan ja raportissa mainittujen kolmansien osapuolien henkilöllisyyden luottamuksellisuuden ja estää valtuuttamattomien henkilöiden pääsyn käsiksi tietoihin. 
• Ilmiantajan tulee saada vahvistus ilmoituksen vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa ilmoituksen lähettämisestä. 
• Whistleblowing-ilmoituskanavalla tulee olla nimetty puolueeton henkilö tai osasto joka on toimivaltainen seuraamaan saapuneita ilmoituksia ja  ylläpitämään yhteydenpitoa organisaation ja ilmiantajan välillä, pyytäen tarvittaessa lisätietoja ja selvennyksiä ilmoitukseen liittyen ja antaen selvityksen lopuksi palautetta ilmiantajalle koskien käsittelyn lopputulosta.Kyseinen henkilö tai osasto on velvollinen tutkimaan myös anonyymisti toimitetut ilmoitukset huolellisesti. 
• Organisaatio on velvollinen antamaan ilmoittajalle palautetta kolmen kuukauden kuluessa raportin vastaanottamisesta. 
• Sisäisen whistleblowing-ilmoituskanavan tulis tarjota selkeää ja helposti saatavilla olevaa tietoa siitä, miten ilmoittaja voi tehdä ulkoisen raportin toimivaltaiselle viranomaiselle, tai valtion tai euroopan Unionin toimielimelle, tai virastolle. 
• Organisaation sisäisen whistleblowing-kanavan tulee mahdollistaa ilmoituksen tekeminen sekä kirjallisesti että suullisesti. Suullisen ilmoituksen mahdollisuus on tarjottava joko puhelimitse tai ääniviestillä, ja pyydettäessä henkilökohtaisella tapaamisella joka on järjestettävä kohtuullisen ajan kuluessa pyynnöstä. 

Ulkoinen ilmoitus ja tiedon julkiseksi tekeminen 

Ulkoisen ilmoituksen tekeminen tarkoittaa että lainrikkomuksista tai rikkomuksia koskevasta epäilystä ilmoitetaan suoraan toimivaltaisille viranomaisille. Ilmoittajan on mahdollista valita: hän voi tehdä ulkoisen ilmoituksen sen jälkeen, kun hän on ensin tehnyt väärinkäytöstä koskevan sisäisen ilmoituksen yrityksen omaa whistleblowing-kanavaa käyttäen, tai vaihtoehtoisesti ilmoittajalla on halutessaan oikeus raportoida suoraan viranomaisille ulkoista ilmoituskanavaa käyttäen, jättäen sisäisen whistleblowing-kanavan välistä. 

Miksi whistleblower tekee suoraan ulkoisen ilmoituksen? 

On ymmärrettävää, että jos ilmoittaja ei luota sisäisen ilmoituskanavan aitoon ja ehdottomaan luottamuksellisuuteen, henkilötietojensa GDPR:n mukaiseen käsittelyyn, tai siihen, että organisaatio todella pidättäytyisi kaikista kostotoimista, hän menee mieluummin suoraan toimivaltaisten viranomaisten puheille, sen sijaan että hän riskeeraisi oman asemansa organisaation sisällä tekemällä ilmoituksen epäluotettavan sisäisen whistleblowing-kanavan kautta. 

Milloin väärinkäytöksen ilmiantajalla on oikeus tehdä tiedosta julkista? 

Adeolu Eletu  / Unsplash

Väärinkäytöksen ilmiantaja joka tekee tiedoistaan julkisia nauttii Whistleblowing-Direktiivin takaamaa suoja, mikäli jokin seuraavista ehdoista täyttyy hänen tapauksessaan: 

• Hän on aiemmin tehnyt sisäisen tai ulkoisen ilmoituksen väärinkäytöksestä, mutta se ei ole johtanut toimenpiteisiin 3 kuukauden kuluessa ilmiannon vastaanottokuittauksen lähettämisestä. 

Tai

Väärinkäytöksen ilmiantajalla on kohtuullinen syy epäillä, että: 

• Kyseessä oleva lainrikkomus aiheuttaa välittömän ja ilmeisen yleisen vaaratilanteen. Esimerkiksi mikäli kyseessä on hätätilanne, tai vaara pysyvien vaurioiden aiheutumisesta. 

Tai 

Viranomaiselle tehdyn ulkoisen ilmiannon tapauksessa:

• On olemassa vastatoimien riski 
• Tapauksen ominaispiirteistä johtuen on epätodennäköistä, että ilmoitus käsiteltäisiin tehokkaasti. Esimerkiksi mikäli on olemassa vaara, että todistusaineistoa tuhotaan tai piilotetaan, tai kyseinen viranomainen olisi salaisesti yhteistoiminnassa lainrikkojan kanssa tai viranomainen olisi itse osallisena väärinkäytökseen. 

Kansallisen lainsäädännön perusteella on myös mahdollista, että väärinkäytöksestä ilmoittava henkilö voi ottaa suoraan yhteyttä tiedotusvälineisiin jakaakseen tietonsa, ja saa hän lain tarjoamaa turvaa ilmaisunvapauden ja vapaan tiedonvälityksen varmistamiseksi. 

Sisäisen whistleblowing-kanavan perustaminen  

Mikäli yrityksellä ei ole lakisääteistä whistleblowing-kanavaa, väärinkäytöksen ilmiantajan ainoa vaihtoehto on olla suoraan yhteydessä toimivaltaisiin viranomaisiin ulkoisen ilmoituksen kautta, tai ottaa suoraan yhteyttä tiedotusvälineisiin, ilman että organisaatio saa mahdollisuutta yrittää ensin ratkaista lain rikkomusta talon sisäisesti. 

Yritystoiminnan näkökulmasta, täysin yrityksen koosta riippumatta, on erittäin hyödyllistä, että yrityksellä on mahdollisuus omien toimintojensa parantamiseen, ja että sillä on olemassa sisäinen varoitusjärjestelmä mahdollisia rikkomuksia koskien, jolloin ongelmia voidaan ratkaista ilman viranomaisten tai lehdistön liittymistä asiaan. Yrityksillä on mahdollisuus valita, haluavatko ne että whistleblowing-kanavasta on vastuussa yrityksen sisäinen osasto tai henkilö, vai haluavatko ne palkata riippumattoman kolmannen osapuolen ylläpitämään whistleblowing-ilmoituskanavaansa. 

Ensimmäiseksi mainittu vaihtoehto on usein vaivaton ja useimmissa tapauksissa talon sisältä löytyy jo tarvittavaa tietotaitoa. Syy jonka vuoksi toiseksi mainittu vaihtoehto on ensimmäistä suositumpi on, että väärinkäytöksen ilmiantaja on usein huolissaan mahdollisista kostotoimista, huolimatta siitä että ne on kielletty laissa. Tästä syystä monet ihmiset olisivat asiansa kanssa mieluummin tekemisissä riippumattoman toimielimen, kuten ulkoisen palveluntarjoajan whistleblowing-kanavan tai ulkoisia ilmoituksia vastaanottavan toimivaltaisen viranomaisen kanssa. 

Kyn yritys perustaa sisäisen väärinkäytösten ilmoituskanavan jonka ilmoittajat kokevat aidosti käyttökelpoiseksi, yrityksellä on mahdollisuus suojata itseään oikeudellisia riskejä ja mainehaittoja vastaan, jotka usein liittyvät ulkoiseen raportointiin ja väärinkäytösten julkiseksi tekemiseen.

Andrew Neel / Unsplash

Salassapito on elintärkeää sisäisen whistleblowing-kanavan toiminnan kannalta

Sisäisen whistleblowing-kanavan perustamisen avainelementti on, että työntekijöiden tulee voida aidosti luottaa raportointikanavan luottamuksellisuuteen. Jos työntekijät ja muut ilmoittajat eivät koe sisäistä ilmoituskanavan pitävän heidän henkilöllisyyttään aidosti ja varmasti salaisena, he hyödyntävät mieluummin viranomaisten ulkoisia ilmoituskanavia, eikä ole ainoankaan yrityksen kannalta tavoiteltava tilanne kuulla talon sisäisestä väärinkäytöksestä ensikädessä viranomaiselta, sen sijaan että yrityksellä olisi mahdollisuus korjata vika talon sisällä ennen kuin siitä ehtii aiheutua seuraamuksia. 

Kaikkein luotettavimpina pidetyt kanavat ovat niitä, joissa väärinkäytöksen ilmianto tehdään riippumattoman ilmiantokanavan kautta, joka puolestaan tiedottaa yritystä rikkeestä, mutta pitää ilmiantajan henkilöllisyyden ehdottoman salaisena, ellei ilmiantaja erikseen anna lupaa henkilöllisyytensä paljastamiseen. Kyseisen ratkaisun tarjoama turva ja luottamuksellisuus ovat johtaneet riippumattomien ulkoisten palveluntarjoajien toteuttamien whistleblowing-kanavapalveluiden ja -alustojen nousevaan suosioon ja siihen että niitä hyödyntävät nykyään kaiken kokoiset yritykset.  

Miten varmistaa, että whistleblowing-kanava on aidosti käyttökelpoinen? 

Lain asettamien vähimmäisvaatimusten tulee täyttyä:

• Ulkoisista ilmoituskanavista tiedottaminen selkeästi ja helppotajuisesti
• Ilmoitusten vastaanottaminen suullisesti ja kirjallisesti
• Vastaanottokuittaus 7 päivän kuluessa ilmoituksen toimittamisesta
• Ilmiantajan henkilöllisyyden salassapitovelvollisuus 
• Jatkotoimia koskevan palautteen tarjoaminen 3 kuukauden kuluessa 
• Vastatoimista pidättäytyminen 

Näiden lisäksi on olemassa tapoja lisätä todennäköisyyttä, että väärinkäytöksen ilmiantaja hyödyntää sisäistä ilmoituskanavaa, kuten esimerkiksi ilmiantokanavan 24/7 tavoitettavuus, anonyymiyden tarjoaminen, kaikilla organisaatiossa käytetyillä kielillä toimiminen, laadukkaiden selkeästi ja helposti ymmärrettävien selitystekstien tarjoaminen, tehokas viestintästrategia, jotta ilmoittaja tietää mitä odottaa koskien asian tutkimuksen kulkua. 

Christina / Unsplash

Non-retaliation policy, eli Vastatoimien vastainen käytäntö luottamuksen lisäämisen työkaluna 

Riippumattoman palveluntarjoajan ylläpitämän sisäisen whistleblowing-kanavan lisäksi yksi tehokas tapa varmistaa, että työntekijät, urakoitsijat, ja muut mahdolliset ilmoittajat uskaltaisivat hyödyntää sisäistä ilmoituskanavaa on vastatoimien vastaisen käytännön, eli non-retaliation policy -asiakirjan laatiminen ja kyseisen asiakirjan julkaiseminen helposti kaikkien saataville. 

Kun ilmoittaja on täysin tietoinen vaihtoehdoistaan sisäisen ja ulkoisen ilmiannon tekemisen suhteen, ja kun hän voi luottaa siihen, että organisaatio ei pyri kostamaan kehityskohteiden osoittamisen vuoksi, vaan että se todella pyrkii aktiivisesti parantamaan toimintatapojaan, on todennäköisempää, että hän haluaa käyttää yrityksen sisäistä whistleblowing-kanavaa viranomaisten hallinnoiman ulkoisen kanavan sijaan.